Organiser un événement hybride bilingue en période de pandémie ? Rien de plus facile ! Missionnées par POM West-Vlaanderen, nos équipes ont assuré toute l’organisation et la communication de l’événement Cross-Innovation, y compris le soutien logistique et technique sur place.
Événement transfrontalier
Cross-Innovation est l’événement de clôture de GoToS3, un projet qui vise la promotion de la coopération intersectorielle et transfrontalière entre les entreprises de Flandre occidentale, des Hauts-de-France et de Wallonie dans le domaine de l’innovation. POM West-Vlaanderen, la SOWALFIN et Hauts-de-France Innovation Développement ont lancé ensemble un appel d’offre que nous avons remporté haut la main.
La mission consistait à organiser un événement hybride bilingue au cours duquel 17 projets GoToS3 seraient présentés à un public présent aussi bien sur place qu’en ligne, suivi d’une réception de networking.
Aussitôt dit, aussitôt fait !
De l’emplacement…
Notre équipe Event a choisi d’organiser l’événement dans une salle de Kortrijk Xpo en raison de la situation centrale du complexe et de l’espace qui permettait de respecter les mesures anti-coronavirus. Nous y avons installé une blackbox de 2.000 m² que nous avons habillée des couleurs et des formes du logo de Cross-Innovation afin de lui apporter un cachet harmonieux et attrayant.
… à la régie
Nous avons ensuite rédigé le scénario de la session plénière, avec intervention d’un orateur principal et discussion en table ronde. Notre réalisateur et son équipe audiovisuelle ont assuré toute la régie, ce qui a notamment permis au public en ligne de suivre tout l’événement via des live streams et une interprétation simultanée. L’interactivité a été favorisée par un module Q&R, une fonction de chat et des sondages, sans compter la musique live qui a ambiancé les pauses et les intermèdes entre les différents orateurs.
L'expérience en direct avec un module de Q&A et des questions avec des votes.
Communication cohérente
En plus de son organisation, nous avons aussi pris en charge la communication autour de l’événement. Nos graphistes ont créé un logo et une identité coordonnée qui a été appliquée à tous les outils de communication : save-the-date, e-mails de rappel et de remerciement, plateforme d’inscription, tenue des hôtesses... Les badges des invités, les présentations des orateurs et les vidéos des projets respectaient eux aussi cette identité graphique, tout comme l’animation projetée entre les différentes présentations.
Partenaire tout-en-un
La valeur ajoutée de D’M&S en tant que partenaire pour vos événements ?
Toute l’expertise nécessaire – en ligne, hors ligne et communication live – est rassemblée sous le même toit. C’est ainsi que nous garantissons une organisation parfaite, mais aussi une communication optimale avec un point de contact unique.
Demandez à POM West-Vlaanderen ce qu’ils en pensent.
