Een tweetalig hybride event organiseren in coronatijden? Een kolfje naar onze hand! In opdracht van POM West-Vlaanderen stonden onze teams in voor de volledige organisatie en communicatie van het Cross-Innovation event, inclusief logistieke en technische ondersteuning ter plaatse.
Grensoverschrijdend event
Cross-Innovation is het slotevent van GoToS3. Dat project heeft als doel de cross-sectorale en grensoverschrijdende samenwerking tussen bedrijven in West-Vlaanderen, Hauts-de-France en Wallonië te promoten op het vlak van innovatie. POM West-Vlaanderen, een van de partners samen met SOWALFIN en Hauts-de-France Innovation Développement, lanceerde een openbare aanbesteding, die wij in de wacht sleepten.
De opdracht: organiseer een hybride event in twee talen waarbij 17 GoToS3 projecten worden voorgesteld aan zowel een fysiek aanwezig als online publiek, gevolgd door een afsluitende netwerkreceptie.
Zo gezegd, zo gedaan!
Van locatie…
Ons eventteam koos als locatie Kortrijk Xpo, omwille van de centrale ligging en de ruimte om zo’n event coronaproof te organiseren. We installeerden in de zaal een blackbox van 2.000 m² die we voor de uniforme look-and-feel sfeervol aankleedden in de kleuren en vormen van het Cross-Innovation logo.
… tot regie
Vervolgens schreven we ook het scenario uit voor de plenaire sessie, met keynote spreker en een rondetafelgesprek. De regie was in handen van onze regisseur en zijn audiovisueel team. Het digitale publiek kon zo via de live stream, met simultane vertaling, het event meevolgen. Een Q&A module, chatfunctie en poll vragen zorgden daarbij voor de nodige interactiviteit. Tijdens de pauzes en als intermezzo tussen de verschillende sprekers serveerden we de aanwezigen en de kijkers een streepje live muziek.
De live beleving werd online doorgetrokken met een Q&A module, chatfunctie en poll vragen.
Consistente communicatie
Naast de organisatie verzorgden we ook de communicatie van het event. Ons grafisch team ontwikkelde een logo met bijpassende huisstijl, die doorgetrokken werd op alle tools: van de uitnodigingen (save-the-date, reminder en bedankmail) en het registratieplatform tot de kledij van de hostesses. De badges van de aanwezigen, de presentaties van de sprekers, de filmpjes van de projecten: alles zat in één consistente stijl. Tot de korte bumperanimatie toe die getoond werd tussen de verschillende presentaties.
All-in-one partner
De toegevoegde waarde van D’M&S als eventpartner?
Bij ons vind je alle expertise – online, offline en live communicatie – onder één dak. Zo garanderen we niet enkel een kwalitatieve organisatie van het evenement, maar ook een optimaal communicatietraject via één enkel aanspreekpunt.
Vraag dat maar aan POM West-Vlaanderen.
