Je bedrijfsfeest zelf organiseren of via een evenementenbureau?

0 minuten

Je medewerkers geven elke dag het beste van zichzelf. Door een bedrijfsfeest te organiseren, kan je je personeel eens in het zonnetje zetten. Een informeel event is ook de ideale gelegenheid om leidinggevenden en medewerkers dichter tot elkaar te laten komen, maar ook de collega’s onderling.

Een bedrijfsfeest organiseren is dus altijd een goed idee, maar er komt heel wat werk bij kijken. Wil je een hoop tijdverlies en stress vermijden, dan kan je een evenementenbureau inschakelen om het werk voor jou te doen. Eventprofessionals hebben de juiste kennis en ervaring om alle aspecten van je bedrijfsfeest in goede banen te leiden en beslissingen te nemen. Hoeveel mensen nodigen we uit? Nodigen we ook de partners uit? Maken we de aanwezigheid verplicht? Voor al deze vragen heeft een bureau snel een antwoord klaar. Maar er zijn nog redenen om te kiezen voor de gestructureerde werkwijze van een evenementenbureau.

1. Doelmatige trajectflow

Een evenementenbureau pakt de organisatie van je bedrijfsfeest heel gestructureerd aan. Om te beginnen, is het belangrijk om een concreet doel te bepalen. Wat is de specifieke reden om een feest te geven, voor wie en met welk doel? Heb je hier moeite mee, dan helpen de experts je op weg door het stellen van de juiste vragen. Een goede briefing is immers essentieel als je een relevant en creatief voorstel voorgeschoteld wilt krijgen.

2. Creatief concept & bijbehorende communicatietools

Laat je je bedrijfsfeest organiseren door een bureau, dan is het event meestal gebaseerd op een concept. Dit is een creatieve insteek of kapstok waarrond het feest is opgebouwd. Ben je zelf geen creatieveling, dan is het inhuren van een bureau de ideale oplossing. De experts bedenken een thema dat perfect aansluit bij jouw bedrijfscultuur. Een fullservice communicatiebureau zoals D’M&S bedenkt en organiseert niet alleen events, maar ontwikkelt ook online en offline uitnodigingen, videoverslagen en andere communicatietools die je bedrijfevent naar een hoger niveau tillen.

3. Binnen jouw budget

Voordat je eventplanner begint met het organiseren van je bedrijfsfeest, kom je samen een budget overeen. Een transparante prijsopgave die exact aangeeft wat er wel en niet inbegrepen is in de prijs, is onontbeerlijk. De grootte van je budget heeft natuurlijk een impact op het type feest. Een budget van € 10.000 is bijvoorbeeld niet realistisch als je 5000 personen wilt uitnodigen. Afhankelijk van het concrete doel van het evenement kan je beslissen of een bepaalde kost gerechtvaardigd is.

4.  De juiste kennis & contacten

Een bedrijfsfeest of ander event organiseren is een vak op zich. Professionele eventplanners kennen de kneepjes van het vak en weten ook met welke praktische zaken je rekening mag en zelfs moet houden. Denk bijvoorbeeld aan brandveiligheid, vergunningen, SABAM en andere wettelijke voorschriften waaraan je moet voldoen. Een evenementenbureau heeft ook heel wat connecties in de eventwereld en weet met wie je best samenwerkt voor zaken als catering, stroomtoevoer, bekabeling, belichting en geluid. Je wint een hoop tijd en geld door direct de juiste partners aan te spreken!

Durf jij de uitdaging aan?

Organiseert jouw onderneming vaker bedrijfsfeesten en ben je benieuwd naar de frisse kijk van een evenementenbureau? Wil jij je CEO en je medewerkers uitdagen door met thema’s te werken? Ga dan eens luisteren bij de experts en ontdek welk concept zij voorstellen voor jouw out-of-the-box bedrijfsfeest. Durf jij de uitdaging aangaan?