10 tips voor het kiezen van de juiste eventlocatie

2 minuten

Voordat je enthousiast aan je zoektocht begint naar de meest adembenemende locatie, stel je jezelf best nog de volgende vragen: 

  • hoeveel gasten verwacht ik?
  • welk soort event is het?  
  • hoe groot is mijn budget? 

Bij elke locatie die je overweegt, houd je best rekening met deze 3 basiscriteria. Het is immers niet evident om 200 gasten uit te nodigen in een ruimte waar 100 mensen in kunnen. Of om een droomspot te kiezen die duizenden euro’s boven het budget ligt. Voldoet de eventlocatie niet op alle puntjes? Probeer dan een alternatief of oplossing te vinden. Naast deze ‘musts’ zijn er nog een heleboel andere zaken waar je best rekening mee houdt. Wij zetten er 10 op een rijtje.

1. Goede bereikbaarheid

Heb je een prachtige plek gevonden? Ga dan altijd na of de locatie goed bereikbaar is voor je gasten. Arriveren de meeste genodigden met de auto, dan moeten er kwalitatieve toegangswegen zijn en voldoende parkeerplaatsen in de buurt. 

2. Aanwezige faciliteiten

Waar mensen samenkomen, zijn altijd faciliteiten nodig zoals sanitaire voorzieningen, elektriciteit, water en voorzieningen voor mindervaliden. Verzeker je ervan dat deze aanwezig zijn of makkelijk voorzien kunnen worden.

3. Houd rekening met de beperkingen

Wat heb je allemaal nodig voor een vlotte uitrol van je event? Neem in functie hiervan de locatie kritisch onder de loep en check waar de uitdagingen liggen. Is het doenbaar om de tent te installeren in het rulle zand bijvoorbeeld, mag je die sfeervolle kaarsen aansteken of zorgt de natuurlijke ondergrond niet voor modder aan de schoenen in geval van regen? Wordt het lastig om je event op een leuke en veilige manier door te laten gaan, zoek dan naar een alternatieve oplossing. 

4. Denk aan je decibels

Organiseer je je event niét midden in de woestijn of een uitgestrekt bos? Dan moet je toch echt rekening houden met de decibels die jouw event produceert, zeker als het in een woongebied plaatsvindt. Ga ook na of je een milieuvergunning nodig hebt en denk aan SABAM-licenties voor het gebruik van muziek en andere vergunningen. 

5. De juiste temperatuur

Of je nu voor een locatie indoor of outdoor kiest, maak de temperatuur zo aangenaam mogelijk voor je gasten. Zorg er bijvoorbeeld voor dat je binnen een goede airco of verwarming hebt. Ook buiten kan je extra voorzieningen regelen. Denk bijvoorbeeld aan terrasverwarmers voor een koelere zomeravond of extra ijs voor een bloedhete dag.

6. Voldoende tijd voor op- en afbouw

Niet iedereen staat er bij stil, maar een eventlocatie is niet in 1-2-3 ingericht. Plan dus ook wat tijd in voor op- en afbouw, zeker als je nog een tent moet opzetten. Dit wil zeggen dat je de locatie niet alleen afhuurt voor de dag van het event, maar ook voor de dag voor en na het event.  

7. Plan ALTIJD een plaatsbezoek in

Boek nooit een locatie zonder dat je deze bezocht hebt. Een plek mag er nog zo mooi uitzien op foto, de realiteit kan totaal anders zijn. Ook de beschrijving kan misleidend zijn. Een locatie met capaciteit voor 100 personen kan bijvoorbeeld bestaan uit 2 aparte ruimtes voor 50 mensen.

8. Begin op tijd

Beter te vroeg dan te laat. Deze uitdrukking is zeker toepasselijk voor de eventsector. De mooiste locaties zijn soms al jaren volgeboekt, zeker op zaterdagavond. Als het kan, begin je dus best een jaar op voorhand te zoeken naar de perfecte hotspot. 

9. Denk out of the box

Hoe origineler de locatie, hoe meer indruk het event maakt op je gasten. Kies dus niet voor de doorsnee feestzaal maar denk out of the box. Wat dacht je van een oud vliegtuig, een bos, een ruïne of verlaten gebouw, een park, een plek in de hoogte of een retro bioscoop?

10. Geografisch dichtbij 

Ook de ligging is van belang. Kies een locatie die niet te ver af ligt van waar je gasten wonen. Zo hoeven ze minder ver te rijden en komen er meer gasten opdagen. Organiseer je bijvoorbeeld een bedrijfsevent voor een onderneming uit Brussel, kies dan niet direct voor een event aan zee maar blijf binnen een straal van 30 km rond de hoofdstad. 

Wil je nog meer tips of kan je hulp gebruiken bij het vinden van een geschikte eventlocatie? Contacteer onze eventexperts dan voor een vrijblijvende babbel.