1. Kies het juiste eventbureau, voor het juiste evenement

Welk soort evenement wil je organiseren? Is het een zakelijke gebeurtenis of een teambuilding, een charity fundraising of een product launch, een beurs of een congres? Een succesvol evenement is er een dat op maat van een specifiek publiek is afgestemd, dus het is belangrijk dat je een partner onder de arm neemt die kennis van zaken heeft.

2. Leer elkaar eerst kennen

Plan vooraf een meeting met het kandidaat-eventbureau. Luisteren ze echt naar jouw wensen? Geven ze voldoende antwoorden op jouw vragen? Het is ook belangrijk om je te informeren over de reputatie van het evenementenbureau. Geven ze value for money? Hebben ze genoeg ervaring in het organiseren van evenementen in de sector? Een bureau kiezen dat nog geen ervaring heeft, is meestal niet aangewezen. Vraag ten slotte of je een van hun klanten mag contacteren en ga de evenementen na die ze reeds in het verleden georganiseerd hebben; waren die succesvol?

3. Besteed aandacht aan de locatie

Heb je een specifieke locatie in gedachten? Zal het evenement plaatsvinden op kantoor, in de buurt van het kantoor, op het platteland of in het buitenland? Informeer je bij het eventbureau of ze een geschikte locatie weten. Bedenk hoe mensen hun vervoer naar het evenement kunnen regelen en vraag aan het bureau wat mogelijke transportoplossingen zijn.

4. Spreek een duidelijke planning en budget af

De definitieve planning van het evenement moet tijdig vastliggen zodat er ruimte is voor eventuele laattijdige veranderingen. Doorloop de verschillende stappen - van de voorbereiding tot de opkuis. Spreek ook het budget af en zorg ervoor dat er transparant en correct over wordt gecommuniceerd.

5. Communicatie inclusief?

Bij een evenement komt er heel wat communicatie kijken. Alleen al het opstellen en uitsturen van de uitnodigingen vraagt om een verzorgde aanpak. Ga daarom na of het bureau ook het ontwikkelen van de communicatie rond het event (uitnodigingen, posters, brochures, promotionele displays …) op zich kan nemen.

Bij de keuze van het evenementenbureau zijn er dus verschillende zaken waar je aan moet denken. Maar eenmaal de juiste keuze gemaakt, zijn er normaal gezien geen troubles meer in zicht.

Op zoek naar een evenementenbureau voor uw (bedrijfs)feest?

Bent u op zoek naar een evenementenbureau dat het event management van uw congres- of beursorganisatie kan verzorgen? Wilt u een ervaren en creatieve event coördinator die uw bedrijfsevents, seminaries en symposia in goede banen leidt? Vertrouw dan op de 360° aanpak van D’M&S Events.