Hoe een beurs of congres organiseren?

0 minuten

Alles op zijn tijd

Rekening houden met deadlines, op tijd de nodige contacten leggen en alles tot in de puntjes regelen. Timing en planning zijn alles als je van je beurs of congres een groot succes wilt maken!

Maanden op voorhand: de voorbereiding

Bekijk grondig en tijdig de aanleiding van het evenement en definieer een duidelijk doel. Wat en wie wil je precies bereiken? Om de organisatie van je congres of beurs op punt te stellen, verken je maar beter eerst het terrein. Waarom zelf geen beurs bezoeken, voor de inspiratie…

Zoek de perfecte medewerkers bijeen. Een goed team met verschillende capaciteiten is een absolute must! Stel hierbij genoeg verantwoordelijken aan.

Bepaal ook het beschikbare budget. Om niet voor verrassingen komen te staan, is het belangrijk om alle mogelijke kosten, sponsors en leveranciers snel te bepalen.

Kies een datum, bepaal de locatie en maak een profiel van de gasten.

Denk na over de reclame en marketing. Maak brochures, informeer de media, stuur e-mails en kondig de beurs of het congres aan op Facebook, LinkedIn en Twitter. Zorg er ook voor dat alle websites rond het evenement up-to-date zijn. Denk aan de online registratie!

Een beurs of congres organiseren brengt vaak meer werk met zich mee dan gedacht. Ga daarom na of er intern genoeg tijd vrij te maken is en of er genoeg kennis en ervaring in huis is om het evenement zelf te organiseren. Als dat niet het geval is, vertrouw je de organisatie van je beurs of congres beter toe aan een evenementenbureau.

Enkele weken voor het evenement: extra controle

Check of alles goed geregeld is: datum, locatie, personeel, leveranciers, accommodatie, parkeergelegenheid, catering,… Houd een vergadering waarbij het volledige team aanwezig is en maak duidelijke afspraken. En verzamel alle items voor de beurs of het congres: van tafels, stoelen en geluidsapparatuur tot medailles en certificaten.

24 uur voor de beurs of het congres: het draaiboek

Controleer alle uitnodigingen en de reacties erop. Maak een lijst van iedereen die zich geregistreerd heeft om een duidelijk overzicht te krijgen.

Ga naar de locatie waar de beurs of het congres zal plaatsvinden. Controleer of de zaal perfect in orde is, of de elektronische apparatuur werkt en zorg ervoor dat alle medewerkers precies weten wat er van hen verwacht wordt.

Stel een draaiboek samen. Een goede voorbereiding en een perfecte afstemming tijdens het evenement zelf bepaalt het slagen van het congres of de beurs. Het draaiboek bevat alle informatie rond het evenement: het uur, de plaats, de activiteit of het programmaonderdeel, de verantwoordelijken, de betrokken leveranciers en de contracten. Maak ook een checklist. Zie hierbij geen enkel detail over het hoofd!

Tijdens en na het evenement: de opvolging

Bezorg alle verantwoordelijke medewerkers een draaiboek. Zorg voor een duidelijk aanspreekpunt en voor een persoon die onmiddellijk beslissingen kan nemen. Zo kan je snel ingrijpen en loopt alles op wieltjes.

Stuur na afloop bedankbrieven aan sprekers, leveranciers etc. en stuur de gasten een leuk aandenken. Stel ook een persbericht op voor verschillende media, maak een verslag van de beurs of het congres en schrijf een externe nieuwsbrief.

Werk samen met een ervaren congresorganisator

Aangezien een seminarie, een symposium, een congres of een beurs organiseren zoveel met zich meebrengt, besteed je het best je evenement uit aan een professional congress organiser. Comgress, de congresafdeling van D’M&S Events, weet uit ervaring elk congres of beurs in goede banen te leiden. Aarzel dus niet om ons te contacteren.