Waarom een persconferentie organiseren?

De eerste vraag die je moet stellen is: ‘Heeft mijn boodschap nieuwswaarde?’ Dat kun je makkelijk aftoetsen aan de hand van het ABABA-schema.

• Actualiteit: is het nieuws dat je brengt voldoende actueel of kondigt het iets aan dat in de nabije toekomst zal plaatsvinden?
• Belangrijkheid: spreekt het nieuws veel mensen aan of kondigt het een belangrijke doorbraak of groot evenement aan?
• Afwijking: wijkt het nieuws af van de gewone gang van zaken of heeft het een originele invalshoek?
• Belangstelling: speelt het nieuws in op wat de pers makkelijk oppikt?
• Authenticiteit: sluit het nieuws aan bij de visie en waarden van je bedrijf of organisatie?

Als de bovenstaande voorwaarden vervuld zijn, is het zeker nuttig om de pers op te trommelen en een persconferentie te organiseren.

Wie nodig je (niet) uit?

Om de gewenste respons en buzz in de krant of op radio en televisie te genereren, is het van belang eerst de juiste (online) media te selecteren. Kwaliteit gaat hier boven kwantiteit. Besteed daarom de nodige tijd aan je persselectie. Sluit zeker niemand uit, maar houd er wel rekening mee dat je alleen journalisten uitnodigt die geïnteresseerd zijn om jouw verhaal te brengen.

Omdat de verschillende media wellicht een andere publicatiedatum hebben, kun je eventueel een embargo opleggen voor het publiceren van jouw nieuws. Let er wel op dat dit ‘publicatieverbod’ slechts enkele dagen duurt.

Tip: zorg ervoor dat je publiek geen mix is van doelgroepen. Nodig journalisten bijvoorbeeld niet samen met buurtbewoners of belangengroepen uit. Anders loop je het risico dat je je presentatie te veel moet afstemmen op wat één doelgroep interesseert.

Wanneer, waar en hoe nodig je uit?

De algemene regel is zo’n 1 à 2 weken vóór de datum van de persconferentie - en best niet in de late namiddag of vroeg in de ochtend. Rond 11 uur is ideaal om mensen tijdig naar een (gunstig gelegen en makkelijk bereikbare) locatie uit te nodigen.

Zorg er ook voor dat de zaal waar je je persevenement houdt, technisch goed is uitgerust om de pers comfortabel te woord te staan. De persuitnodiging stuur je eenmalig en voorzien van alle praktische gegevens (datum, plaats, programma) via brief, fax of e-mail naar de hoofdredacteur of naar een specifieke journalist. Vraag om vóór een bepaalde datum te bevestigen. Heb je enkele dagen voor de deadline nog geen reactie, stuur dan desnoods een herinnering uit.

Hoe verloopt de persconferentie?

Hoe leid je de persconferentie zelf in goede banen? Enkele tips:

• Zorg voor een aanwezigheidslijst (en naambadges) en laat de journalisten bij het binnenkomen hierop intekenen. Zo weet je na afloop wie er was en wie niet.
• Voorzie persmappen, met het persbericht en extra informatie (een lijst met contactpersonen!) en beeldmateriaal. Deze map stuur je ook op naar journalisten die niet aanwezig kunnen zijn, maar toch geïnteresseerd om jouw nieuws te brengen.
• Verzorg je presentatie(s) en hou het bondig. Het programma moet to the point en niet te zwaar zijn. Voorzie ook genoeg tijd voor een vragenronde.
• Organiseer na afloop een kort netwerkmoment (met een kleine receptie) en de mogelijkheid tot het afnemen van interviews.

En wat na afloop?

Eenmaal de persconferentie achter de rug, is het noodzakelijk om ter beschikking te blijven van de media en een professionele opvolging te voorzien. Bied journalisten de mogelijkheid aan om je persoonlijk te contacteren voor extra informatie of een interview. Je wilt je verhaal uiteindelijk toch gepubliceerd of uitgezonden zien? En, last but not least: onderhoud je perscontacten en bouw er goede relaties mee op… voor het volgende persmoment.

Zoek je een professioneel persbureau?

Bij het organiseren van een persconferentie komt dus heel wat kijken. Het vraagt tijd, contacten, timing en ervaring om de juiste mensen op de juiste plaats bijeen te krijgen. Een professionele perspartner inschakelen, is daarom geen overbodige luxe. Pressworld heeft de kennis en een jarenlange ervaring in het organiseren van persconferenties. Aarzel niet om ons te contacteren en, geheel vrijblijvend, een afspraak te maken: steven.dujardin@pressworld.be.