IUMI was van A tot Z een organisatie van D’M&S Action. Onze PCO-afdeling zocht en vond een bijzondere locatie, coördineerde de hotelreservaties en de diverse activiteiten en sociale programma’s die rond het congres werden opgezet, en betrok de collega’s van D’M&S Offline en Online nauw bij de uitwerking van het project. Dat resulteerde onder meer in een uitgebreide website voor de congresganger, maar ook in een waaier aan congrestools. Het schoolvoorbeeld van een 360°-project, dus.

Strak shuttleplan

750 deelnemers vlot op hun bestemming brengen, is niet evident. Daarom werd er een waterdicht en getimed shuttleplan opgesteld. Onverwachte wijzigingen werden automatisch doorgegeven. Dat liet de congresmanagers toe snel bij te sturen. Zij die met het vliegtuig kwamen, werden opgehaald aan de luchthaven en naar hun hotel gebracht. Dankzij de online hotelreservaties werd iedereen trouwens zonder fout in een van de 17 hotels in de Brugse binnenstad afgezet. Tijdens het congres zelf verliepen de meeste activiteiten in Brugge zelf; wandelen was dus de boodschap. Voor de social programmes werden bussen ingelegd naar Damme, Knokke-Heist, Gent en Sint-Martens-Latem. En na het afsluitend galadiner voorzag het shuttleplan reeds om drie uur ‘s nachts een eerste shuttle die de deelnemers terug naar de luchthaven bracht. Zo hoefde niemand zijn vlucht te missen.

Geslaagde ontspanning

Naast het actieve luik kregen de deelnemers en hun partners een flinke portie ontspanning aangeboden. De social programmes boden voor elk wat wils: een uitstapje naar het pittoreske Damme, uitwaaien (of shoppen) aan zee in het mondaine Knokke-Heist of een cultuurhistorische ontdekkingstocht naar Sint-Martens-Latem en Gent. Voorts werd er ’s avonds voor het nodige entertainment gezorgd. Het openingsdiner in Oud Sint-Jan heette de eerste avond de deelnemers welkom met een feest in Belgische stijl. Delicious Event Catering bood de aanwezigen een uitgebreide waaier aan Belgische specialiteiten aan – van Gentse waterzooi en stoverij tot een goede trappist en de onvermijdelijke frietjes. Alles werd buffetgewijs en in verfijnde culinaire vorm gepresenteerd. Voor de randanimatie werden acteurs aangetrokken. Met absurde, hilarische en verrassende acts zorgden ze voor een ontspannen, aangename sfeer. Eenzelfde theatrale act stond geprogrammeerd voor het afscheidsfeest: het klassieke, internationaal gekende ensemble van De Frivole Framboos. De sterk visuele en muzikale show was ideaal voor een bont, meertalig gezelschap. Het optreden in het Concertgebouw kreeg dan ook een staande ovatie. In de even verderop gelegen Beurshallen was ondertussen alles in gereedheid gebracht om het diner op te dienen. Dat gebeurde in een toepasselijk ‘zeven mijl onder de zee’-kader, watergordijnen en andere vloeiende effecten incluis. Water liep tenslotte als een fil rouge door het congres… Na de gebruikelijke speeches, kreeg de deejay het publiek zover zich op de dansvloer te wagen. En dat was een hele prestatie – de afgelopen acht jaar was er niet meer gedanst op een IUMI-congres! Hoeft het gezegd dat de deelnemers er met volle teugen van hebben genoten?